polyshAbläufe / Praxisleitfaden
Eine SOP aktualisieren, wenn sich der Ablauf ändert.
Eine Verfahrensanweisung bleibt nützlich, wenn Bedienelemente, Voraussetzungen und abschließende Prüfungen aktuell bleiben. Aktualisieren Sie die Ausgangserklärung und prüfen Sie dann beide Ergebnisse.
Benennen Sie die Änderung, bevor Sie umschreiben.
Beginnen Sie mit dem Unterschied zwischen dem alten Ablauf und der aktuellen Aufgabe. Ein umbenannter Button braucht vielleicht nur eine kleine Textänderung. Eine neue Berechtigung oder ein anderer Freigabeschritt kann den ganzen Weg verändern.
Prüfen Sie auch die Zielgruppe. Wer den Ablauf ausführt, braucht jetzt womöglich Zugriffsrechte, die vorher nicht nötig waren. Nennen Sie diese Voraussetzungen gleich am Anfang, wo sie einen Fehlstart verhindern können.
Aktualisieren Sie die Erklärung an der Quelle.
Gleichen Sie das bestehende Skript mit der aktuellen Software ab. Zeigt die Aufnahme noch die richtige Aufgabe, überarbeiten Sie den Sprechertext. Hat sich der Bildschirmablauf geändert, nehmen Sie den neuen Weg auf, damit Video und Anleitung die richtigen Bedienelemente zeigen.
Notieren Sie sich manuelle Bearbeitungen der Anleitung, die Sie behalten möchten. Wird eine Anleitung neu erstellt, ersetzt das ihre Bearbeitungen in den ausgewählten Sprachen. Entscheiden Sie also vorher, was in die aktualisierte Version übernommen werden muss.
Prüfen Sie das Ergebnis, nicht nur die Anweisungen.
Einer Verfahrensanweisung vertraut man eher, wenn ihr letzter Schritt etwas Sichtbares benennt. Bei einer wöchentlichen Statusseite kann das das Datum der aktuellen Woche und das freigegebene Update auf der veröffentlichten Seite sein.
Bitten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, den Ablauf vom angegebenen Ausgangspunkt aus durchzuspielen. Wo sie zögern, erfahren Sie mehr als bei einer weiteren Überarbeitung aus dem Gedächtnis.
Veröffentlichen Sie die aktuelle Version bewusst.
Erzeugen Sie nach der Prüfung den neuen Sprechertext und exportieren Sie das Video. Erstellen Sie einen neuen Freigabelink für den aktualisierten Videoexport. Prüfen Sie die aktuelle Anleitung, bevor Sie ihren Link wiederverwenden.
Teilen Sie dem Team mit, welche Version gilt, und deaktivieren Sie den alten Link, wo es sinnvoll ist. Ein klarer Ablauf braucht neben korrekten Schritten heute auch eine klare Zuständigkeit für das nächste Update.