polyshProcedimentos / guia prático
Atualize um SOP quando o fluxo de trabalho mudar.
Um procedimento continua útil quando seus controles, pré-requisitos e verificações finais estão em dia. Atualize a explicação de origem e depois revise os dois resultados.
Identifique o que mudou antes de reescrever.
Comece pela diferença entre o procedimento antigo e a tarefa atual. Um botão renomeado pode exigir só um pequeno ajuste no texto. Uma nova permissão ou uma etapa de aprovação diferente pode mudar o caminho inteiro.
Verifique também o público. A pessoa que executa o procedimento pode precisar agora de um acesso que antes não precisava. Coloque esses pré-requisitos logo no início, onde eles podem evitar um começo em falso.
Atualize a explicação na origem.
Revise o roteiro existente com base no software atual. Se a gravação ainda mostra a tarefa correta, revise a narração. Se o fluxo de telas mudou, capture o novo caminho para que o vídeo e o guia mostrem os controles certos.
Anote as edições manuais do guia que você quer preservar. Gerar um guia outra vez substitui as edições dele nos idiomas selecionados, então decida o que precisa ir para a versão atualizada antes de começar.
Confira o resultado, não só as instruções.
É mais fácil confiar em um procedimento quando o último passo cita algo visível. Para uma página de status semanal, isso pode ser a data da semana atual e a atualização aprovada na página publicada.
Peça a um colega que tente seguir o procedimento a partir do ponto de partida indicado. Os pontos em que ele hesita dizem mais do que outra rodada de edição feita de memória.
Publique a versão atual de forma deliberada.
Gere a nova narração e exporte o vídeo depois da revisão. Crie um novo link de compartilhamento de vídeo para a exportação atualizada. Revise o guia atual antes de reutilizar o link dele.
Avise a equipe sobre qual versão usar e desative o link antigo quando fizer sentido. Um procedimento claro precisa de passos precisos hoje e também de um responsável claro pela próxima atualização.