Verificador de estrutura de SOP

Descubra quais seções padrão de SOP o seu procedimento tem e quais estão faltando.

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O que faz: Verificador de estrutura de SOP

A maioria dos modelos de SOP tem a mesma espinha dorsal: por que o procedimento existe, quem e o que ele abrange, quem é responsável, o que é preciso antes de começar, os passos e onde encontrar documentos relacionados. Cole um rascunho para ver quais dessas partes ele tem, com o número da linha onde cada título aparece. Os títulos reconhecidos são os nomes em inglês.

Nomes alternativos comuns também valem. Objective ou Overview contam como Purpose, Roles como Responsibilities, Before you begin como Prerequisites, Steps como Procedure e See also como References. Uma sétima verificação procura responsável, versão, histórico de revisões ou data da última revisão, que costumam ser o primeiro pedido de uma auditoria. Cada parte ausente vem com uma sugestão de uma linha sobre o que acrescentar.

Exemplo

Entrada

# Reset a user's MFA

Purpose:
Unlock a user who lost their authenticator.

PROCEDURE
1. Verify the user's identity.
2. Open Users and select the account.
3. Click Reset MFA.

Resultado

Recommended parts: 2 of 7 (5 parts missing)
Section headings: 2 (not counting the title)
Numbered steps: 3 (3 under PROCEDURE)
Missing: Scope, Responsibilities, Prerequisites, References, Owner and revision

Purpose: e a linha PROCEDURE em MAIÚSCULAS são reconhecidas como títulos de seção.

Como usar: Verificador de estrutura de SOP

Cole o rascunho do SOP, ou clique em Usar exemplo para ver um procedimento que passa nas sete verificações.
Leia a tabela Parte, Status e Detalhe; as linhas ausentes aparecem em negrito, com uma orientação.
Acrescente as seções que faltam e confira se Passos numerados mostra os seus passos abaixo do título Procedure.

Bom saber

Ele verifica se as seções existem, não o que elas dizem. Um título Scope vazio conta como encontrado.
Seções Definitions ou Glossary são reconhecidas, mas não pontuam, porque muitos SOPs não precisam delas.
Os nomes das seções precisam ser curtos. Um título como Purpose of this document for new support hires tem mais de cinco palavras e não é reconhecido.
Organizações com modelos regulados, como documentos GMP ou ISO, costumam precisar de seções extras. Use isto como uma primeira revisão e depois compare com o seu próprio modelo.

Perguntas sobre Verificador de estrutura de SOP

Quais são as principais seções de um SOP?

Um SOP típico tem título, objetivo, escopo, responsabilidades, pré-requisitos ou materiais, o procedimento passo a passo, referências e dados de controle do documento, como responsável, versão e data de revisão. Setores regulados costumam acrescentar definições, notas de segurança e registros a manter.

Qual é a diferença entre objetivo e escopo num SOP?

O objetivo diz por que o procedimento existe, em uma ou duas frases. O escopo diz a quem e a que ele se aplica e, tão importante quanto, o que ele não cobre. Um escopo claro impede que as pessoas usem o SOP em casos para os quais ele nunca foi escrito.

Por que um SOP precisa de responsável e data de revisão?

Procedimentos ficam desatualizados conforme ferramentas e equipes mudam. Um responsável nomeado cuida de mantê-lo em dia, e a versão e a data da última revisão dizem a quem lê se dá para confiar nele. Muitas auditorias conferem esses dados primeiro.