SOP 構成チェッカー

標準的な SOP のセクションのうち、手順書にどれがあり、どれが足りないかがわかります。

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SOP 構成チェッカーでできること

多くの SOP テンプレートは同じ骨組みを持っています。手順がある理由、誰と何が対象か、誰が責任を持つか、始める前に何が必要か、ステップ、関連文書の場所です。下書きを貼り付けると、そのうちどの項目があるかが、各見出しが出てくる行番号とともにわかります。

よく使われる別名も認識します。Objective や Overview は Purpose、Roles は Responsibilities、Before you begin は Prerequisites、Steps は Procedure、See also は References として数えます。7 つ目のチェックでは、監査で最初に求められることの多い、担当者、バージョン、改訂履歴、最終確認日を探します。足りない項目には、追加すべき内容を 1 行で提案します。

例

入力

# Reset a user's MFA

Purpose:
Unlock a user who lost their authenticator.

PROCEDURE
1. Verify the user's identity.
2. Open Users and select the account.
3. Click Reset MFA.

結果

Recommended parts: 2 of 7 (5 parts missing)
Section headings: 2 (not counting the title)
Numbered steps: 3 (3 under PROCEDURE)
Missing: Scope, Responsibilities, Prerequisites, References, Owner and revision

Purpose: と、すべて大文字の PROCEDURE の行は、どちらもセクション見出しとして認識されます。

SOP 構成チェッカーの使い方

SOP の下書きを貼り付けるか、「例を使う」を押して 7 つのチェックすべてに合格する手順書を確認します。
「項目」「状態」「詳細」の表を確認します。不足している行は太字で、アドバイスが付いています。
足りないセクションを追加し、「番号付きステップ」のタイルで Procedure の見出しの下にステップがあることを確認します。

知っておきたいこと

チェックするのはセクションがあるかどうかで、内容ではありません。Scope の見出しが空でも「あり」になります。
Definitions や Glossary のセクションは認識しますが、評価には含めません。多くの SOP では不要だからです。
セクション名は短くする必要があります。Purpose of this document for new support hires のような 5 語を超える見出しは一致しません。
GMP や ISO の文書など、規制のあるテンプレートを使う組織では、追加のセクションが必要になることがよくあります。最初の確認として使い、その後で自社のテンプレートと比べてください。

SOP 構成チェッカーについてよくある質問

SOP の主なセクションは何ですか？

一般的な SOP には、タイトル、目的、適用範囲、責任、前提条件または必要な物、ステップごとの手順、参考資料、そして担当者、バージョン、確認日などの文書管理情報があります。規制のある業界では、定義、安全上の注意、保管すべき記録を加えることがよくあります。

SOP の目的（Purpose）と適用範囲（Scope）の違いは何ですか？

目的は、その手順がなぜあるのかを 1〜2 文で書きます。適用範囲は、誰と何に適用されるか、そして同じくらい大切な、何が対象外かを書きます。適用範囲がはっきりしていれば、想定していないケースに SOP が使われるのを防げます。

SOP に担当者と改訂日が必要なのはなぜですか？

ツールやチームが変わると、手順書は古くなります。担当者を明記すればその人が最新の状態に保つ責任を持ち、バージョンと最終確認日があれば、読み手は信頼できるかどうかを判断できます。多くの監査では、まずこれらの情報を確認します。