SOP 長さチェッカー

SOP 全体と各セクションが長すぎないかがわかります。

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SOP 長さチェッカーでできること

手順書は例外が 1 つずつ追加されていき、やがて誰も読まなくなります。SOP を貼り付けると、文書全体の単語数を 1,500 語の上限と、各セクションの単語数を 300 語の上限と比べ、ステップとリスト項目の数も表示します。

セクションの表を見れば、実際にどこが長いのかがわかります。たいていは Procedure か、長い Background のセクションです。ステップ数が 15 を超えると、「ステップ」のタイルで手順をフェーズに分けるよう提案します。どちらの上限も「その他のオプション」でチームのテンプレートに合わせて変更できます。そもそも必要なセクションがそろっているかを確かめるには、SOP 構成チェッカーを使ってください。

例

入力内容

A 2,100-word onboarding SOP with 8 sections, a 420-word Procedure section and 22 list items, default limits

レポートの表示

Words: 2,100 (140% of the 1,500-word limit, consider splitting it)
Sections over limit: 1 (limit 300 words)
Steps: 22 (over 15: consider phases)

表で「上限超過」になっているのは Procedure セクションだけなので、分割すべきなのはそのセクションです。

SOP 長さチェッカーの使い方

SOP を見出しごと貼り付けるか、「ファイルを開く」で .md または .txt ファイルを読み込みます。
「その他のオプション」を開き、「ドキュメントの上限」と「セクションの上限」をテンプレートの目標値に設定します。
セクションの表で「上限超過」の行を見つけ、そのセクションを短くするか分割します。

知っておきたいこと

文書に Procedure または Steps の見出しがある場合、「ステップ」のタイルはその下の項目だけを数えます。ない場合は、Responsibilities や References の下のリストも含め、番号付きと箇条書きの項目をすべて数えます。
セクションは見出しから判断します。見出しとして認識できるものがないテキストは、「最初の見出しより前」という 1 つのセクションとして表示されます。
見出しの単語はそのセクションに含めて数えるので、各セクションの行を合計すると全体の数とぴったり一致します。
各セクションのステップ数と入れ子の深さは、SOP ステップカウンターで確認してください。

SOP 長さチェッカーについてよくある質問

SOP の長さはどれくらいがよいですか？

作業が許す限り短くしてください。多くのチームは 1 つの手順書を 1〜2 ページ、およそ 500〜1,500 語に収めています。SOP が複数の作業や役割を扱っている場合は、1 つの文書を膨らませるのではなく、別々の手順書に分けてリンクしてください。

手順のステップはいくつがよいですか？

最上位のステップで 5〜10 個程度を目指してください。15 を超えると、読み手はどこまで進んだかわからなくなります。「準備」「実行」「確認」のように見出しを付けたフェーズにステップをまとめるか、めったに使わない手順は別の手順書に移してください。

長い SOP では何を削ればよいですか？

まず、別の文書に入れるべき背景やポリシーの説明から削り、次に繰り返される警告、その次にステップが重要な理由の説明を削ります。ステップ、判断のポイント、確認作業は残してください。スクリーンショット 1 ページ分は、短い画面録画で置き換えられることがよくあります。