polyshComprobador de longitud de SOP
Comprueba si tu SOP, y cada una de sus secciones, es demasiado largo.
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Qué hace Comprobador de longitud de SOP
Los procedimientos crecen de excepción en excepción hasta que nadie los lee. Pega un SOP y obtienes su número total de palabras frente a un límite de 1500 palabras por documento, las palabras de cada sección frente a un límite de 300 por sección, y el número de pasos y elementos de lista.
La tabla de secciones muestra dónde está realmente la longitud, que suele ser la sección Procedure o una sección Background larga. Cuando hay más de 15 pasos, el recuadro “Pasos” sugiere dividir el procedimiento en fases. Los dos límites se pueden cambiar en “Más opciones” para que coincidan con la plantilla de tu equipo. Para comprobar primero que están las secciones correctas, usa el Comprobador de estructura de SOP.
Ejemplo
Introduces
A 2,100-word onboarding SOP with 8 sections, a 420-word Procedure section and 22 list items, default limits
El informe muestra
Words: 2,100 (140% of the 1,500-word limit, consider splitting it) Sections over limit: 1 (limit 300 words) Steps: 22 (over 15: consider phases)
La sección Procedure es la única marcada como “Por encima del límite” en la tabla, así que es la sección que hay que dividir.
Cómo usar Comprobador de longitud de SOP
- Pega el SOP con sus encabezados, o usa “Abrir archivo” con un archivo .md o .txt.
- Abre “Más opciones” y ajusta “Límite del documento” y “Límite por sección” a los objetivos de tu plantilla.
- Busca las filas marcadas como “Por encima del límite” en la tabla de secciones y acorta o divide esas secciones.
Conviene saber
- Cuando el documento tiene un encabezado Procedure o Steps, el recuadro “Pasos” solo cuenta los elementos que hay debajo. Si no lo tiene, cuenta todos los elementos numerados y con viñetas, incluidas las listas de Responsibilities o References.
- Las secciones se detectan por los encabezados. Un texto sin encabezados reconocibles aparece como una sola sección llamada “Antes del primer encabezado”.
- Las palabras de los encabezados cuentan en su sección, así que las filas de secciones suman exactamente el total.
- Para ver el número de pasos de cada sección y su nivel de anidación, usa el Contador de pasos de SOP.
Preguntas sobre Comprobador de longitud de SOP
¿Qué longitud debe tener un SOP?
Tan corto como permita la tarea. Muchos equipos limitan cada procedimiento a una o dos páginas, unas 500 a 1500 palabras. Si un SOP cubre varias tareas o roles, divídelo en procedimientos separados y enlázalos, en lugar de dejar que crezca un solo documento.
¿Cuántos pasos debe tener un procedimiento?
Apunta a unos 5 a 10 pasos de primer nivel. A partir de 15, la gente se pierde, así que agrupa los pasos en fases con sus propios encabezados, como Preparar, Ejecutar y Verificar, o lleva los caminos poco habituales a un procedimiento aparte.
¿Qué debo recortar de un SOP largo?
Empieza por los antecedentes y el texto de políticas que corresponden a otro documento, luego los avisos repetidos y después las explicaciones de por qué importa un paso. Conserva los pasos, los puntos de decisión y las comprobaciones. Una grabación de pantalla corta a menudo sustituye a una página de capturas.