Comprobador de estructura de SOP

Descubre qué secciones estándar de un SOP tiene tu procedimiento y cuáles faltan.

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Qué hace Comprobador de estructura de SOP

La mayoría de las plantillas de SOP comparten la misma columna vertebral: por qué existe el procedimiento, a quién y a qué se aplica, quién es responsable, qué necesitas antes de empezar, los pasos y dónde encontrar los documentos relacionados. Pega un borrador para ver cuáles de esas partes tiene, con el número de línea donde aparece cada encabezado.

También cuentan los nombres alternativos habituales en inglés. Objective u Overview cuentan como Purpose; Roles, como Responsibilities; Before you begin, como Prerequisites; Steps, como Procedure, y See also, como References. Una séptima comprobación busca un responsable, una versión, un historial de revisiones o la fecha de la última revisión, que es lo primero que suelen pedir los auditores. Cada parte que falta viene con una sugerencia de una línea sobre qué añadir.

Ejemplo

Entrada

# Reset a user's MFA

Purpose:
Unlock a user who lost their authenticator.

PROCEDURE
1. Verify the user's identity.
2. Open Users and select the account.
3. Click Reset MFA.

Resultado

Recommended parts: 2 of 7 (5 parts missing)
Section headings: 2 (not counting the title)
Numbered steps: 3 (3 under PROCEDURE)
Missing: Scope, Responsibilities, Prerequisites, References, Owner and revision

Purpose: y la línea PROCEDURE en MAYÚSCULAS se reconocen como encabezados de sección.

Cómo usar Comprobador de estructura de SOP

Pega el borrador de tu SOP o pulsa “Usar ejemplo” para ver un procedimiento que supera las siete comprobaciones.
Lee la tabla “Parte”, “Estado” y “Detalle”; las filas de las partes que faltan aparecen en negrita con un consejo.
Añade las secciones que faltan y comprueba que “Pasos numerados” muestre tus pasos bajo el encabezado Procedure.

Conviene saber

Comprueba que las secciones existan, no lo que dicen. Un encabezado Scope vacío cuenta igualmente como encontrado.
Las secciones Definitions o Glossary se reconocen pero no puntúan, porque muchos SOP no las necesitan.
Los nombres de sección deben ser cortos. Un encabezado como Purpose of this document for new support hires tiene más de cinco palabras y no se reconoce.
Las organizaciones con plantillas reguladas, como documentos GMP o ISO, suelen necesitar secciones adicionales. Úsalo como primera revisión y compáralo después con tu propia plantilla.

Preguntas sobre Comprobador de estructura de SOP

¿Cuáles son las secciones principales de un SOP?

Un SOP típico tiene título, propósito, alcance, responsabilidades, requisitos previos o materiales, el procedimiento paso a paso, referencias y datos de control del documento, como responsable, versión y fecha de revisión. Los sectores regulados suelen añadir definiciones, notas de seguridad y los registros que hay que conservar.

¿Qué diferencia hay entre el propósito y el alcance de un SOP?

El propósito dice por qué existe el procedimiento, en una o dos frases. El alcance dice a quién y a qué se aplica y, tan importante como eso, qué no cubre. Un alcance claro evita que se use el SOP en casos para los que nunca se escribió.

¿Por qué un SOP necesita un responsable y una fecha de revisión?

Los procedimientos se quedan anticuados a medida que cambian las herramientas y los equipos. Un responsable con nombre se encarga de mantenerlo al día, y una versión y una fecha de última revisión dicen a quien lo lee si puede fiarse de él. Muchas auditorías comprueban estos datos lo primero.