SOP-Längenprüfer

Sehen Sie, ob Ihre SOP und ihre einzelnen Abschnitte zu lang sind.

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Was SOP-Längenprüfer macht

Abläufe wachsen Ausnahme für Ausnahme, bis niemand sie mehr liest. Fügen Sie eine SOP ein und erhalten Sie die Gesamtwortzahl im Vergleich zu einem Dokumentlimit von 1.500 Wörtern, die Wörter jedes Abschnitts im Vergleich zu einem Abschnittslimit von 300 Wörtern sowie die Zahl der Schritte und Listenpunkte.

Die Abschnittstabelle zeigt, wo die Länge tatsächlich steckt, meist im Abschnitt Procedure oder in einem langen Hintergrundteil. Übersteigt die Schrittzahl 15, schlägt die Kachel „Schritte“ vor, den Ablauf in Phasen zu gliedern. Beide Limits lassen sich unter „Weitere Optionen“ an die Vorlage Ihres Teams anpassen. Ob überhaupt die richtigen Abschnitte vorhanden sind, prüfen Sie mit dem SOP-Strukturprüfer.

Beispiel

Ihre Eingabe

A 2,100-word onboarding SOP with 8 sections, a 420-word Procedure section and 22 list items, default limits

Der Bericht zeigt

Words: 2,100 (140% of the 1,500-word limit, consider splitting it)
Sections over limit: 1 (limit 300 words)
Steps: 22 (over 15: consider phases)

Der Abschnitt Procedure ist der einzige, der in der Tabelle als „Über dem Limit“ markiert ist; diesen Abschnitt sollten Sie also aufteilen.

Anleitung: SOP-Längenprüfer

Fügen Sie die SOP mit ihren Überschriften ein, oder öffnen Sie mit „Datei öffnen“ eine .md- oder .txt-Datei.
Öffnen Sie „Weitere Optionen“ und setzen Sie „Limit für das Dokument“ und „Limit pro Abschnitt“ auf die Zielwerte Ihrer Vorlage.
Suchen Sie in der Abschnittstabelle die Zeilen mit „Über dem Limit“ und kürzen oder teilen Sie diese Abschnitte.

Gut zu wissen

Hat das Dokument eine Überschrift Procedure oder Steps, zählt die Kachel „Schritte“ nur die Punkte darunter. Ohne eine solche Überschrift zählt sie jeden nummerierten und jeden Aufzählungspunkt, auch Listen unter Responsibilities oder References.
Abschnitte werden anhand von Überschriften erkannt. Text ohne erkennbare Überschriften erscheint als ein einziger Abschnitt namens „Vor der ersten Überschrift“.
Die Wörter einer Überschrift zählen zu ihrem Abschnitt, daher ergeben die Abschnittszeilen zusammen genau die Gesamtsumme.
Für die Zahl der Schritte in jedem Abschnitt und ihre Verschachtelungstiefe nutzen Sie den SOP-Schrittzähler.

Fragen zu SOP-Längenprüfer

Wie lang sollte eine SOP sein?

So kurz, wie die Aufgabe es zulässt. Viele Teams halten einen Ablauf auf ein bis zwei Seiten, etwa 500 bis 1.500 Wörter. Deckt eine SOP mehrere Aufgaben oder Rollen ab, teilen Sie sie in getrennte Abläufe auf und verlinken Sie diese, statt ein Dokument immer weiter wachsen zu lassen.

Wie viele Schritte sollte ein Ablauf haben?

Peilen Sie etwa 5 bis 10 Hauptschritte an. Ab 15 verlieren Leser den Überblick; gruppieren Sie die Schritte dann in Phasen mit eigenen Überschriften, etwa Vorbereiten, Ausführen und Prüfen, oder verschieben Sie selten genutzte Wege in einen eigenen Ablauf.

Was sollte ich aus einer langen SOP streichen?

Beginnen Sie mit Hintergrund- und Richtlinientext, der in ein eigenes Dokument gehört, dann mit wiederholten Warnungen und dann mit Erklärungen, warum ein Schritt wichtig ist. Behalten Sie die Schritte, die Entscheidungspunkte und die Prüfungen. Eine kurze Bildschirmaufnahme kann oft eine Seite voller Screenshots ersetzen.