Verificador de tamanho de SOP

Veja se o seu SOP, e cada uma das seções dele, está longo demais.

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O que faz: Verificador de tamanho de SOP

Procedimentos crescem uma exceção de cada vez, até ninguém mais ler. Cole um SOP e veja o total de palavras comparado a um limite de 1.500 palavras para o documento, as palavras de cada seção comparadas a um limite de 300 por seção e o número de passos e itens de lista.

A tabela de seções mostra onde o tamanho realmente está, que costuma ser a seção Procedure ou uma seção Background longa. Quando os passos passam de 15, o bloco Passos sugere dividir o procedimento em fases. Os dois limites podem ser alterados em Mais opções para seguir o modelo da sua equipe. Para conferir se as seções certas existem, use o Verificador de estrutura de SOP.

Exemplo

Você informa

A 2,100-word onboarding SOP with 8 sections, a 420-word Procedure section and 22 list items, default limits

O relatório mostra

Words: 2,100 (140% of the 1,500-word limit, consider splitting it)
Sections over limit: 1 (limit 300 words)
Steps: 22 (over 15: consider phases)

A seção Procedure é a única marcada como Acima do limite na tabela, então é ela que deve ser dividida.

Como usar: Verificador de tamanho de SOP

Cole o SOP com os títulos, ou use Abrir arquivo para carregar um arquivo .md ou .txt.
Abra Mais opções e ajuste Limite do documento e Limite por seção para as metas do seu modelo.
Encontre as linhas marcadas como Acima do limite na tabela de seções e encurte ou divida essas seções.

Bom saber

Quando o documento tem um título Procedure ou Steps, o bloco Passos conta só os itens abaixo dele. Sem esse título, conta todos os itens numerados e com marcadores, inclusive listas em Responsibilities ou References.
As seções são encontradas pelos títulos. Um texto sem títulos reconhecíveis aparece como uma única seção chamada Antes do primeiro título.
As palavras do título contam para a seção dele, então as linhas das seções somam exatamente o total.
Para ver o número de passos de cada seção e o nível de aninhamento, use o Contador de passos de SOP.

Perguntas sobre Verificador de tamanho de SOP

Qual deve ser o tamanho de um SOP?

O menor que a tarefa permitir. Muitas equipes mantêm cada procedimento em uma ou duas páginas, algo entre 500 e 1.500 palavras. Se um SOP cobre várias tarefas ou funções, divida em procedimentos separados e ligue um ao outro, em vez de deixar um documento só crescer.

Quantos passos um procedimento deve ter?

Busque uns 5 a 10 passos de primeiro nível. Acima de 15, as pessoas se perdem, então agrupe os passos em fases com títulos próprios, como Preparar, Executar e Verificar, ou leve caminhos pouco usados para um procedimento separado.

O que devo cortar de um SOP longo?

Comece pelo contexto e pelo texto de política que pertencem a outro documento, depois pelos avisos repetidos e então pelas explicações de por que um passo importa. Mantenha os passos, os pontos de decisão e as verificações. Uma gravação de tela curta muitas vezes substitui uma página de capturas de tela.