Vérificateur de longueur de SOP

Voyez si votre SOP, et chacune de ses sections, est trop longue.

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Ce que fait Vérificateur de longueur de SOP

Les procédures grossissent d’une exception à l’autre jusqu’à ce que plus personne ne les lise. Collez une SOP : vous obtenez son nombre total de mots par rapport à une limite de 1 500 mots pour le document, les mots de chaque section par rapport à une limite de 300 mots par section, et le nombre d’étapes et d’éléments de liste.

Le tableau des sections montre où se trouve réellement la longueur, en général dans la Procédure ou une longue section Contexte. Quand le nombre d’étapes dépasse 15, la vignette « Étapes » suggère de découper la procédure en phases. Les deux limites se modifient dans « Plus d’options » pour correspondre au modèle de votre équipe. Pour vérifier d’abord que les bonnes sections existent, lancez le Vérificateur de structure de SOP.

Exemple

Vous saisissez

A 2,100-word onboarding SOP with 8 sections, a 420-word Procedure section and 22 list items, default limits

Le rapport affiche

Words: 2,100 (140% of the 1,500-word limit, consider splitting it)
Sections over limit: 1 (limit 300 words)
Steps: 22 (over 15: consider phases)

La section Procédure est la seule marquée « Hors limite » dans le tableau : c’est donc elle qu’il faut découper.

Mode d'emploi : Vérificateur de longueur de SOP

Collez la SOP avec ses titres, ou utilisez « Ouvrir un fichier » pour un fichier .md ou .txt.
Ouvrez « Plus d’options » et réglez « Limite du document » et « Limite par section » sur les objectifs de votre modèle.
Repérez les lignes marquées « Hors limite » dans le tableau des sections, puis raccourcissez ou découpez ces sections.

Bon à savoir

Si le document contient un titre « Procedure » ou « Steps », la vignette « Étapes » ne compte que les éléments placés dessous. Sans ce titre, elle compte tous les éléments numérotés et à puces, y compris les listes sous Responsibilities ou References.
Les sections sont repérées grâce aux titres. Un texte sans titre reconnaissable apparaît comme une seule section nommée « Avant le premier titre ».
Les mots des titres comptent dans leur section : les lignes de section s’additionnent donc exactement au total.
Pour le nombre d’étapes de chaque section et leur niveau d’imbrication, utilisez le Compteur d’étapes de SOP.

Questions sur Vérificateur de longueur de SOP

Quelle longueur pour une SOP ?

Aussi courte que la tâche le permet. Beaucoup d’équipes limitent une procédure à une ou deux pages, soit environ 500 à 1 500 mots. Si une SOP couvre plusieurs tâches ou rôles, découpez-la en procédures distinctes reliées entre elles, plutôt que de laisser grossir un seul document.

Combien d’étapes doit comporter une procédure ?

Visez environ 5 à 10 étapes principales. Au-delà de 15, on perd le fil : regroupez les étapes en phases avec leurs propres titres, comme Préparer, Exécuter et Vérifier, ou déplacez les cas rares dans une procédure séparée.

Que couper dans une SOP trop longue ?

Commencez par le contexte et le texte de politique qui ont leur place dans un document séparé, puis les avertissements répétés, puis les explications sur l’importance d’une étape. Gardez les étapes, les points de décision et les contrôles. Un court enregistrement d’écran peut souvent remplacer une page de captures d’écran.