polyshTeilen / Praxisleitfaden
Ein Tutorial mit den richtigen Zugriffsrechten teilen.
Eine ausgearbeitete Erklärung ist bereit, wenn die richtigen Personen die richtige Version öffnen können. Wählen Sie die Zielgruppe, prüfen Sie Downloads und testen Sie den Link vor dem Versand.
Wählen Sie das Ergebnis, das Sie senden möchten.
Wählen Sie den fertigen Videoexport oder die geprüfte Anleitung. Ein Projekt kann mehrere Versionen enthalten. Sehen Sie sich also genau das Ergebnis an, das Sie teilen möchten, bevor Sie den Link erstellen.
Ein Videolink zeigt den Export, für den er erstellt wurde. Ein erneuter Export ersetzt diese Datei hinter demselben Link nicht. Ein Anleitungslink zeigt die aktuelle Anleitung in dieser Sprache, einschließlich später geprüfter Bearbeitungen.
Legen Sie fest, wer es öffnen darf.
Nutzen Sie die Einstellung „Jeder mit dem Link“ für Material, das weitergegeben werden soll. Nutzen Sie eingeschränkten Zugriff, wenn nur eingeladene Adressen die Erklärung sehen sollen.
Ein Gast mit eingeschränktem Zugriff bestätigt die eingeladene E-Mail-Adresse mit einem Code. Testen Sie aus der Situation Ihrer Zielgruppe heraus: Ein Teammitglied, das in Ihrer Organisation angemeldet ist, sieht etwas anderes als ein externer Gast, der den Link öffnet.
Prüfen Sie die Details rund um die Erklärung.
- Prüfen Sie Aufnahme und Screenshots auf Informationen, die das Team nicht verlassen sollten.
- Entscheiden Sie, ob der Gast das Ergebnis herunterladen darf.
- Prüfen Sie Ablaufdatum und Zugriffseinstellungen des Links.
- Stellen Sie sicher, dass die Leser die nötigen Berechtigungen haben, um die Aufgabe in ihrer eigenen Software zu erledigen.
Zugriffskontrollen ersetzen nicht die inhaltliche Prüfung. Dieselbe Aufnahme kann mehr Kontext zeigen, als der Ablauf braucht. Wählen Sie das Ergebnis deshalb sorgfältig aus.
Halten Sie den Link auf dem Stand des Ablaufs.
Wenn Sie das Video aktualisieren, erstellen und testen Sie einen Link für den neuen Export. Wenn Sie eine Anleitung überarbeiten, prüfen Sie das aktuelle Dokument, bevor Sie den bestehenden Link erneut versenden.
Setzen Sie einen Link zurück, wenn die alte URL nicht mehr funktionieren soll. Denken Sie daran: Wenn Sie eine Anleitung neu erzeugen, ersetzt das manuelle Bearbeitungen in den ausgewählten Sprachen, auch die von Gästen. Informieren Sie Mitwirkende, bevor Sie diese Änderung vornehmen.